My ideal setup

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Para atender às promessas que fiz publicamente, começo a organizar e delinear aos poucos minhas idéias para um sistema de produtividade pessoal [1]. São idéias que comecei a registrar por volta de 2009 e que, apesar de cobrirem diferentes aspectos da nossa produção intelectual, até hoje não tinha pensado em colocar sob um arcabouço comum. Não posso alegar anterioridade de concepção, mas é razoável dizer que em parte me surgiram de forma independente ou ao menos que certas combinações podem ser originais. Em alguns casos, é até mesmo possível que a aplicação de certa ferramenta ao contexto da produtividade pessoal não tinha sido pensada até então. De todo modo, acredito que essas questões de originalidade sejam irrelevantes neste ponto, dados os objetivos desta série de posts.

Um aspecto importante do sistema de produtividade pessoal que pretendo construir nesta sequência é o objetivo explícito de cobrir planejamentos de longo, médio e curto prazos, a definição e a escolha de alternativas de ação ou estratégias para satisfazer os objetivos estabelecidos, maneiras mais concretas de acompanhar e avaliar seu desempenho ao longo do tempo, diagnosticar falhas de execução, considerar ajustes e revisões ocasionais ou periódicas nas estratégias, nos planos ou mesmo nos valores pessoais.

Este objetivo embute um ideal de formalização e controle que de fato é difícil de aplicar em organizações, empresas grandes ou pequenas. Não cheguei a avaliar todos os “módulos” que proporei e mesmo para os que tentei não poderia concluir pelo sucesso ou fracasso. Na maior parte dos casos, a aplicação não foi sistemática o suficiente, sendo movida mais pela excitação com a idéia do que de um design para o experimento. Eu não sou um self-experimenter a Seth Roberts (RIP), mas apenas alguém que “perde as estribeiras diante de uma idéia” (parafraseando alguém).

Para esta sequência, pretendo cobrir a maior parte dos conceitos importantes para fundamentar uma compreensão mais ampla do sistema, então é grande a possibilidade de que isso descambe para uma série sobre “decision analysis” e “tomada de decisão multicritério” em particular. Vejamos quem consegue manter o interesse depois de dois ou três posts.

Mas decidi começar pelo fim e para o post inicial apenas listarei algumas ferramentas de produtividade pessoal na linha do que já é mais conhecido, como Pomodoro. Ou seja, partindo da suposição de que você já alimentou o sistema com todas as informações e preferências necessárias para gerar os planos, linhas de ação e medições de desempenho. Seu problema agora é tentar garantir que você usará o tempo disponível para a execução das atividades previstas. Isso significa que em geral essas são apenas ou principalmente ferramentas para limitar a procrastinação.

O formato de apresentação será mesmo o de uma listagem descompromissada. O objetivo já terá sido satisfeito se a maioria dos leitores conseguir encontrar ao menos uma idéia ou item que ainda não conhecia, se pensar em aplicar ou se considerar uma combinação específica de ferramentas. Por ora, as “descrições” não passarão de alguns comentários gerais e soltos, além de um amontoado de links. O objetivo é apenas motivar a sequência prevista e evitar assustar o leitor interessado com um texto sobre “planejamento estratégico” logo de início. Quando voltarmos a este ponto final, da implementação das ferramentas de mais baixo nível, pretendo entrar em detalhes sobre algumas delas.

1) Beeminder: “in case you’re into commitment contracts“, “stickk for data nerds”. Acredito que já seja bastante conhecido. Você vai precisar de um bom tempo pra entender e se habituar com alguns detalhes dos gráficos, controles e jargão, mas na minha visão seria parte fundamental do sistema para a maioria das pessoas. Também pode envolver um bom tempo de experimentação com a definição de objetivos, metas e formas de mensuração. É certo que ninguém usará o Beeminder para acompanhar todos ou mesmo a maioria dos objetivos que você definiu pelo sistema. Aprender quais objetivos você pode acompanhar pelo Beeminder e quais são melhor controlados por outros meios é outra parte importante do processo de aprendizado. Na verdade, em alguns casos será possível até mesmo ligar um objetivo acompanhado por outro método a um “Beeminder goal” e aproveitar as vantagens das duas abordagens. Algo que aprendi foi a importância da automação da entrada de dados no Beeminder, já que me falta disciplina para fazer isso manualmente todos os dias. De fato, o Beeminder já está ligado a vários outros serviços e dispositivos conectados por wifi, como Fitbit, RescueTime, Gmail, Github, Duolingo e Trello (e crescendo)[2].

2) TagTime: dos mesmos criadores do Beeminder, é um aplicativozinho para Android usado para acompanhar suas atividades, por meio de uma amostragem aleatória ao longo do dia. Um sistema de time tracking clássico em geral depende da sua memória para registrar manualmente uma mudança de atividade ou de um sistema que infira o que você está fazendo a partir de screenshots[3]. Aqui você associa suas atividades a um conjunto de tags simples, entre as quais você deve escolher cada vez que o aplicativo solicita a entrada de dados[4]. Com uma amostra suficientemente grande as estimativas do tempo destinado a cada atividade tendem a ficar próximas da realidade. Como esperado, já existe uma ligação do TagTime com o Beeminder.

A idéia de amostrar as atividades ao longo do dia pode ser estendida para todo um conjunto de indicadores, quantitativos e qualitativos, incluindo humor, saúde geral (peso, tempo de sono, etc.), ou mesmo medidas associadas ao seu desempenho cognitivo – imagine um aplicativo que com certa frequência lhe peça para resolver um pequeno teste mental. Embora não associados diretamente à redução da procrastinação, com sorte a análise das informações geradas será útil nas futuras decisões sobre seleção de atividades e alocação de tempo [5].

3) Uma alternativa para time tracking: Supondo que você já tem uma boa idéia das atividades que deseja executar hoje, mas tem dificuldades para decidir o que fazer agora, por quanto tempo e o que fazer depois. Nesse cenário uma boa opção pode ser delegar essa decisão ao sistema, eliminando essa carga cognitiva desnecessária.

Por algum tempo usei uma script para acompanhar o tempo que eu dedicava a cada tarefa em particular e que, após cada entrada, sugeria a próxima tarefa e um tempo de execução, com base em um peso relacionado às importâncias relativas de cada uma. Estimando cerca de 200 horas úteis por mês e distribuindo esse tempo entre as tarefas selecionadas, o tempo alocado era usado como peso. A script verificava se o “tempo gasto com a tarefa A nesta semana” estava próximo do tempo relativo que ela deveria receber (dado o tempo total trabalhado até então) e reordenava as tarefas de acordo com seus déficits.

No fim, o único objetivo de controle era o de garantir o tempo total de execução das tarefas – que por sinal pode ser acompanhado pelo TagTime! (Mais adiante na sequência ficará claro que isso se alinha lindamente aos módulos de planejamento do sistema, já que um dos objetivos desses é fazer a alocação do tempo disponível entre as tarefas consideradas.)

4) Email: em geral é visto – e com boas razões – como um grande sorvedouro de tempo útil, a ponto de advogarem sua eliminação ou ao menos o outsourcing do seu processamento[6]. Mas é possível usar o email de uma maneira inteligente e que promova a satisfação das suas metas. Há diversos setups na web e parte delas recomenda o uso de diferentes contas para diferentes contextos e o uso de mensagens de email como reminders.

Mas vou sugerir algo um pouco mais extremo, na esperança de parecer aplicável a mais alguém: usar o email (ou uma ou algumas contas específicas) como “RSS aggregator“. Sugiro o Blogtrottr e o RSSForward. Isso pode parecer uma boa idéia pra quem acha que o total distanciamento da web em período produtivo não é razoável, seja porque algumas fontes são úteis para seu trabalho ou porque valoriza um efeito motivacional, seja diretamente ou pelo impacto da “descoberta” de novos assuntos. Aqui será possível ser bem específico na seleção de feeds (o processo de inclusão é bem mais trabalhoso), que poderão ser direcionados para contas de email de contextos diferentes, que serão acompanhadas de acordo com o contexto da atividade em execução. Isso é algo que fiz ao longo dos últimos 4 anos, com satisfação.

5) O IFTTT, que a maioria já deve conhecer, pode ser usado para conectar diferentes serviços e dispositivos, de acordo com uma configuração que é aberta ao usuário (receita). Por exemplo, há algum tempo “conectei” o Beeminder com a minha conta no Facebook, de modo a publicar no último todas as vezes em que deixei de satisfazer uma meta no primeiro.

6) Como o conceito de lifelogging parece estar passando por um second coming, vou tirar do baú algo bem controverso que tentei circa 2009 e oferecer como sugestão. Postar em uma conta do Twitter todas as URLs dos sites visitados – ao menos durante períodos reservados para atividades produtivas. Essa é uma idéia bastante obscura e provavelmente muito estúpida, então é possível que eu possa alegar anterioridade nessa (e exclusividade, no caso). Na época, usei uma script disponível para Greasemonkey (Firefox)[7].

[1] Na ocasião chamei de “sistema de otimização pessoal“, o que causou certa confusão – aqui, a interpretação mais comum parece ser a de melhoria de facetas mais gerais do desempenho humano, como de suas funções cognitivas. Por outro lado, é certo que esse tipo de “otimização” pode ser inserido como objetivo e gerar atividades importantes em um sistema de produtividade, mas por ora prefiro deixar clara esta distinção.

[2] Além de ter uma API aberta.

[3] Problemático para atividades não realizadas no desktop, por exemplo (incluindo tarefas cotidianas que costumam não entrar no conjunto produtivo).

[4] A interrupção é pouco invasiva (se é que é possível definir isso) e bem diferente de uma notificação de email, por exemplo, já que permanece no contexto da atividade atual – e eventualmente até o reforça.

[5] Supõe-se que o próprio aplicativo possua algumas funções simples de análise estatística.

[6] O Gmail Inbox Zero é um dos objetivos pré-disponíveis no Beeminder.

[7] Minha conta agora abandonada.

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